Sua Equipe Não Está Cansada de Trabalhar, Está Sufocada pelos Processos (ou pela Falta Deles)!

Em nossos diálogos de hoje, vamos refletir como os processos podem dificultar ou potencializar o trabalho das equipes em uma empresa!

Compreendidos como um conjunto de atividades logicamente sequenciadas e que, ao final dessa sequência, irão produzir algum tipo de serviço, produto ou resultado específico, os processos organizacionais existem em qualquer tipo de empresa. Eles podem estar mapeados ou não, desenhados ou não, documentados ou não, mas quaisquer tipos de organizações apresentam processos. Esses processos são executados pelas diferentes equipes que formam os setores de uma determinada empresa e tem impacto direto no desempenho das pessoas que compõem essas equipes. Esses impactos podem ser positivos ou negativos tanto pelo seu excesso, quanto pela sua falta e estão evidenciados ao longo desse texto.

Em sua essência, os processos existem para que uma empresa possa melhor organizar suas atividades, bem como melhor distribuir as responsabilidades entre as pessoas. Por outro lado, quando não estão claramente determinados, ou seja, quando há falta de processos organizacionais mapeados, os(as) colaboradores(as) e, consequentemente, as equipes que formam uma empresa vivenciam diferentes problemas. Um dos gargalos mais visivelmente percebidos é a desorganização corporativa, a qual é gerada pela despadronização das atividades, percebida quando pessoas que deveriam executar tarefas da mesma forma, executam essas atividades de forma diferente, podendo, inclusive, provocar retrabalho.

Além disso, sem clareza na padronização dos processos, o número de falhas, inconsistências e erros tende a aumentar, provocando queda na produtividade operacional dos times. Por fim, a ausência de processos é um potencial gerador de conflitos internos, uma vez que a falta de clareza sobre as responsabilidades de cada pessoa em atividades específicas dificulta o aprendizado, a absorção e o consequente compartilhamento do conhecimento sobre a execução das funções dentro de uma empresa. Com isso, torna-se dificultoso o alinhamento dos(as) funcionários(as) e, consequentemente, das equipes em torno do que precisa ser desenvolvido.

Processos, também, permitem que o trabalho dentro de uma empresa passe a ser padronizado, garantindo previsibilidade e controle, uma vez que atividades padronizadas podem ser executadas de forma constante, independentemente de quem as esteja realizando em determinado período. Por outro lado, o excesso de processos pode ser prejudicial para as equipes em uma empresa. Isso ocorre, uma vez que muito processos ou processos burocráticos demais, ou seja, com muitas etapas envolvidas, tendem a reduzir a agilidade na tomada de decisão dos times. Essa redução da agilidade poderá, inclusive, impactar negativamente no tempo de resposta que a empresa fornece para seus clientes, prejudicando a reputação organizacional.

Além disso, processos em excesso ou com muitas etapas que os tornam longos, podem levar a redução da autonomia dos times, os quais passam a necessitar, cada vez mais, de outras pessoas para aprovar alguma etapa específica. Essa redução de autonomia, inclusive, pode levar ao desestímulo entre os membros das equipes, os quais podem passar a se sentir engessados, sem liberdade para agilizar as decisões e, sobretudo, sem validação para proporem ideias inovadoras em pontos que precisam melhorar nos processos. Nesse sentido, processos que são muito burocráticos tendem a requisitar muita atenção das equipes de uma empresa, podendo, inclusive, retirar a atenção para as necessidades de funcionários, clientes ou outro agente de mercado relevante para uma determinada organização.

Por fim, é possível questionar: e qual o cenário correto, ou seja, deve-se priorizar mais ou menos processos em uma empresa? A resposta para essa pergunta não deve se resumir na quantidade de processos, mas na qualidade deles. Dessa forma, o foco deve ser no mapeamento, na definição e no controle de processos que, ao existirem, irão, de fato, contribuir com o trabalho das pessoas, com os objetivos das equipes e, consequentemente, com os resultados da empresa. Dessa forma, é possível concluir que a ausência de processos pode provocar desorganização em uma empresa, enquanto que o excesso de processos pode promover rigidez na execução do trabalho das equipes.

Assim, o foco deve ser a busca pelo equilíbrio entre padronização e flexibilidade de processos organizacionais. É esse equilíbrio que tende a promover assertividade no trabalho desenvolvido pelas pessoas, estímulo para o alcance dos objetivos das equipes e, sobretudo, inovação para melhoria do contexto de uma determinada empresa ao longo de sua existência.

Diante das reflexões acima, como a empresa que você trabalha encara os processos e seus impactos na equipe? São processos que contribuem para a produtividade dos times ou que dificultam a inovação organizacional? O que poderia ser feito para ter times com processos mais ágeis?

Acredito que nossas reflexões tenham contribuído com suas percepções sobre a importância do equilíbrio na proposição de processos organizacionais. Nos vemos em nossos próximos textos! Abraço!

Lucas de Souza

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21/08/2025