Trilhando o caminho do sucesso: etapas essenciais em Gestão de Projetos!

Hoje, vamos dialogar sobre 4 etapas essenciais para que profissionais de variadas áreas, bem como suas equipes e lideranças gerenciem projetos assertivamente!

Recentemente, em uma aula que estava prestes a iniciar, um aluno me perguntou o que poderia ser feito para garantir que os projetos em uma empresa alcançassem seus resultados almejados. Achei intrigante a pergunta e indaguei se ele estava passando por algum tipo de problema ou dificuldade com projetos na empresa em que trabalha e o estudante evidenciou que sim! Em seguida, foi logo perguntando se eu teria alguma dica para passar para ele.

De imediato, me veio à mente a frase “fazer o básico bem-feito”! Isto é, trilhar um caminho bem desenhado de fases ou etapas que ajudam a garantir que projetos sejam planejados, executados e gerenciados de forma assertiva e, consequentemente, alcancem seus resultados. Diante disso, o texto de hoje veio trazer a sugestão de 4 etapas a serem seguidas para quem tem dúvidas sobre por onde trilhar e, assim, alcançar sucesso na Gestão de Projetos.

Antes de qualquer ponto de observação, importante lembrar que um projeto pode ser compreendido como um esforço finito, com começo, meio e fim, que irá gerar algum resultado no seu término, podendo esse resultado ser um serviço, um produto ou uma melhoria nos processos de uma empresa. Em sua configuração, os projetos são feitos em etapas ou fases, constituindo, assim, o que se chama de fluxo do projeto. Existem variadas definições e divisões de fases ou etapas do ciclo de vida de um projeto, porém vamos nos basear nas compreensões de Keelling e Branco (2014, p. 23), os quais argumentam que as fases de um projeto são: “conceituação ou iniciação”, “planejamento”, “execução (implementação) e controle” e “conclusão”.

A jornada de um projeto tem como primeira etapa a fase de iniciação ou conceituação, a qual se refere ao momento de partida, em que se começa “[...] com a semente de uma ideia [...] um desejo de algum desenvolvimento ou melhoria importantes [...]” em uma empresa (Keelling; Branco, 2014, p. 24). Ainda para esses autores, essa fase é o momento de se pensar e se levantar “[...] as metas preliminares e ideias sobre custos/benefícios potenciais [...] ideias sobre áreas problemáticas, abordagens alternativas e modos de superar a dificuldade”, ou seja, trata-se de um brainstorming inicial de aspectos gerais do projeto (Keelling; Branco, 2014, p. 24).

Após a chamada fase de conceituação, chega-se à segunda etapa. Nesse momento, ocorre a fase de planejamento, a qual representa o momento em que os objetivos do projeto devem ser definidos, bem como todos os aspectos que irão compor o projeto devem ser determinados (Keelling; Branco, 2014). Isto é, quais as fases ou atividades serão executadas; quais os recursos materiais, financeiros e humanos que serão necessários para executar o projeto; quais os riscos envolvidos; quais informações deverão ser comunicadas; quais serão os marcos, dentre outros aspectos. É o momento, também, onde o(a) gerente e a equipe do projeto são determinados(as).

A terceira etapa é a fase de execução/controle. Esse é o momento no qual os planos são postos em operação, ou seja, é o momento em que as atividades ocorrem (Keelling; Branco, 2014). Assim, cada atividade é monitorada, controlada e coordenada para alcançar os objetivos do projeto. As metas do projeto são acompanhadas e análises do progresso são realizadas, a fim de revisar, corrigir e atualizar os planos do projeto caso necessário. Relevante ressaltar a importância da junção da execução com o controle, a fim de evitar que maiores erros, problemas ou desvios do projeto ocorram, pois essas situações passam a ser diagnosticadas e corrigidas de forma mais ágil.

Por fim, na quarta etapa, também chamada de fase de conclusão/encerramento, é o momento no qual são verificados os últimos resultados do projeto e, a partir disso, são elaborados relatórios ou outros documentos formais (Keelling; Branco, 2014). Aqui também são realizadas ações finais como, por exemplo, o registro das lições aprendidas, as quais representam a documentação das experiências relevantes que contribuirão tanto para futuros planejamentos, quanto para a execução de projetos similares. Eu, particularmente, prefiro fazer meus registros de lições aprendidas ao longo do projeto. Assim, evito esquecer de algum aspecto, bem como de alguma dificuldade ou ideia importante que tenha ocorrido ao longo do desenvolvimento do projeto. Se liga nessa dica!

E você, atualmente, gerencia ou participa de algum tipo de projeto? Tem passado por alguma dificuldade? E quais etapas ou fases você acredita que devem ser executadas para garantir que os projetos alcancem seus resultados de forma mais assertiva?

Torço que esse conteúdo tenha contribuído com você! Nos vemos nos próximos textos! Abraço!

 Lucas de Souza

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PARA EXPANDIR OS NOSSOS CONHECIMENTOS!

KEELING, Ralph; BRANCO, Renato Henrique Ferreira. Gestão de Projetos. São Paulo: Saraiva, 2014.